Projektzeiten einfach erfassen mit projectfacts

Sowohl in interner Sicht, als auch den Kunden gegenüber macht eine detaillierte Erfassung von Vorgängen Sinn:

So wissen Unternehmen,wie die Mitarbeiter Ihre Arbeitszeit verbringen. Das regulierende Eingreifen wird auf Basis dieser Informationen möglich.
Dem Kunden gegenüber können Nachweise über erbrachte Leistungen kommuniziert werden – ein wichtiger Faktor, wenn es um Transparenz und Vertrauensbildung geht.

Zeiten buchen und Zeiten abrechnen – nicht immer deckungsgleich

In vielen serviceorientierten Branchen findet die Abrechnung angebotener Leistungen auf Basis von projektbezogenen Stunden statt. Jedoch ist hier nicht immer ein 1:1 Verhältnis gegeben. So kann es sein, dass aus Kulanzgründen dem Kunden gegenüber mehr an dem Projekt gearbeitet wird, als in Rechnung gestellt. Diese Diskrepanz möchte man natürlich dokumentieren. Mit projectfacts kann direkt bei der Zeitbuchung durch den Mitarbeiter angegeben werden, wieviel der Zeit tatsächlich als abrechenbare Lesitung in die Rechnungsstellung mit einfließt und wieviel Zeit auf Kulanz gearbeitet wurde. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung ist die Relation dieser Zahlen eine wichtige Kenngröße.

Kategorisierung von Projektzeiten – Auswertung nach Tätigkeiten einfach und unkompliziert

Mit der projectfacts Projektzeiterfassung lassen sich individuelle Kategorisierungen von Projektzeiten vornehmen. Ob die Mitarbeiter z.B. an der Konzeption eines Projekts arbeiten, vor Ort beim Kunden sind oder andere immer wieder auftretende Aktivitäten bearbeitet werden – mit den vorkonfigurierbaren Kategorien ersparen sich die Mitarbeiter viel Beschreibungstext.

Voreinstellbare Beschreibungstexte – Minimaler Aufwand für die Mitarbeiter

Über definierbare Platzhalter findet ein automatisches Ausfüllen der Beschreibungstexte statt – so lassen sich wiederkehrende Beschreibungen von Tätigkeiten ohne großen Aufwand erledigen und die Motivation der Mitarbeiter, die Zeiten detailliert zu erfassen, erheblich steigern.

Prüfungsworkflow – Freigabe durch z.B. Projektleiter

Werden die Zeiten vor der Freigabe für die Abrechnung nochmals geprüft, so lässt sich dieser Schritt mit den Stundenzetteln in projectfacts einfach abbilden. Zeiten werden gesammelt, zur Prüfung vorgelegt und dort ggf. nochmals bearbeitet. Anschließend werden diese "im Paket" zur Abrechnung freigegeben.

Über projectfacts

projectfacts ist eine modulare Unternehmenssoftware für den mittelständischen Dienstleistungssektor, mit dem die täglich anfallenden Aufgaben von Mitarbeitern aus den verschiedensten Bereichen koordiniert und erfolgreich realisiert werden können. Das System ist webbasiert und verfügt über folgende Module: Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Ticketsystem, Dateiablage, Kalender, Urlaubsverwaltung, Finanzen, Nachrichten, Wiki, Forum und Faktura. Die Nutzung erfolgt als Cloud-Dienst oder auf einem eigenen Server. Die Zielgruppe von projectfacts sind kleine und mittlere Unternehmen, die projektbezogen arbeiten und ein System haben möchten, um alle Prozesse im Unternehmen abzubilden, von der Angebotserstellung über die Projektabwicklung bis zum Forderungsmanagement.