Katalogeinkauf für Ersatzteile in der Instandhaltung

Maverik Buying ist ein vom Einkauf gefürchtetes unkontrolliertes Einkaufsverhalten von Bedarfsträger in der täglichen Praxis. Der Hintergrund liegt meist nicht im Unverständnis der Bedarfsträger oder in einer destruktiven Einstellung, sondern in den komplexen, wenig rationellen Einkaufsprozessen.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Diese Aussage führt in der Praxis oftmals zum gegenteiligen Ergebnis. Kontrolle wird sehr oft mit langsamen formalen Prozessen umgesetzt und führt in der Folge zur Umgehung dieser Prozesse. Wenn der Stillstand der Produktion droht, ist jeder noch so schöne organisatorische Prozess überflüssig geworden.

Auch im Zeitalter von Industrie 4.0 und "Digitalisierung" werden die Anforderungen oft noch per Papier durchgeführt. Die Neuanlage und Änderungen von Lieferanten, neuer Ersatzteile oder Bedarfsanforderungen erfolgen oftmals noch zuerst formularmäßig auf Papier. Das liegt meistens an einer Zentralisierung der Erfassung von Master Data im ERP-System und der Befürchtung von Dubletten und Kontrollverlust.

Bei internationalen dezentralen Organisationen liegen Stammdaten für Produktionsmaterialien oftmals redundant und in unterschiedlichen Systemen -teilweise sogar unterschiedlicher Hersteller- vor. Bei Zusammenschlüssen unterschiedlichster Unternehmen zu einer Holding oder einem Verband ist dies meistens sogar Standard. Eine zentrale Verwaltung von produktionsbezogenen Produkten ist somit schwer realisierbar. Gerade im regelmäßig wechselnden Ersatzteileumfeld.

Schnelligkeit, Flexibilität ohne Kontrollverlust

Ein modernes Source2Pay-System ermöglicht eine durchgängige, schnelle und trotzdem sichere Abwicklung von Beschaffungsaufträgen ohne die Kontrolle zu verlieren und ohne Maverik Buying zu provozieren. Die enge automatische Kooperation zwischen Bedarfsträger, Einkauf und Lieferant durch das System ermöglicht eine Optimierung des Beschaffungsprozesses und spart bis zu 80% der Prozesszeiten- und kosten in der Realität.

Den Bedarfsträger einbinden

Den Bedarfsträger eng einzubinden und mit ins Boot zu holen, führt am schnellsten zu einer produktiven Lösung. Die kontrollierte Übertragung von Kompetenzen an den Bedarfsträger bedeutet keinen Kontrollverlust, sondern im Gegenteil eine kontrollierbare Situation und einen für alle Seiten besseren Beschaffungsprozess. Bedarfsträger können optional (je nachdem, welche Systemrechte eingeräumt werden):

• Neue Lieferanten selbst anlegen oder pflegen
• Lieferantenkataloge importieren (die Verhandlungshoheit bleibt beim Einkauf)
• Kurzfristig neue Produkte zum Katalog hinzufügen oder ändern
• Produkte aus dem Katalog mit festgelegtem Genehmigungsverfahren direkt bestellen

Alle Aktionen des Bedarfsträgers können mit Freigaben durch den Einkauf versehen werden und die Minimierung von Dubletten erfolgt automatisch durch das System. Durch die Einbindung des Bedarfsträgers werden die Prozess von teilweise Tagen auf wenige Minuten reduziert. Ein situativ erzwungenes Maverik Buying ist somit überflüssig geworden und die Beschaffung transparent und nachvollziehbar. Rechnungen ohne Belege sollten in diesem Umfeld der Vergangenheit angehören. Die Kreditorenbuchhaltung wird es danken.

Das ERP ist nicht aussen vor, sondern zeitlich entkoppelt. Der Abgleich mit dem ERP-System kann zyklisch und automatisch im Hintergrund erfolgen. Zum Zeitpunkt der Rechnungslegung sind alle notwendigen Stammdaten automatisch bereitgestellt.

In einer modernen Source2Pay-Lösung, kann die Bestellabwicklung (P2P) auch direkt autonom im System durchgeführt werden. In diesem Fall werden nur die notwendigen Ergebnisdaten an das ERP zurückgegeben.

Den Lieferanten einbinden

Es besteht zur Vereinfachung und Beschleunigung des Prozesses auch die Möglichkeit den Lieferanten gezielt und kontrolliert einzubinden.

Lieferanten könnten ihre Produkt/Ersatzteil-Kataloge direkt in das System importieren oder aktualisieren ohne dass die laufenden Prozesse beeinflusst werden. Neue importierte Kataloge müssen vom berechtigten Bedarfsträger oder Einkauf freigegeben werden, bevor sie zur Bestellung genutzt werden können. Trotz des kontrollierten Verfahrens, stehen den Bedarfsträgern die neue Kataloge innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung.

Fazit

Moderne Source2Pay-Lösungen, wie Promitea, ermöglichen eine Minimierung der Prozesszeiten von teilweise Tagen auf Minuten und reduzieren den Aufwand um bis zu 80% im Tagesgeschäft. Bedarfstäger, Einkauf und Lieferant sind in einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten durch das System integriert.