Haufe Akademie optimiert Prozesse zur Katalogerstellung

Die Haufe Akademie setzt auch in der Printmittelerstellung konsequent auf die Digitalisierung. Um die Katalogerstellung effizienter zu gestalten, hat sich das Unternehmen beim Contentserv-Partner SDZeCOM, Spezialist für effiziente Produktkommunikation, Unterstützung geholt und gemeinsam die bestehenden Prozesse auf den Prüfstand gestellt. Hinsichtlich Zeit und Kosten konnten bei der Haufe Akademie hohe Einsparpotenziale durch schlanke und prozessoptimierte Workflows realisiert werden, die zudem höchsten Qualitätsansprüchen gerecht werden.

Haufe Akademie – Qualifizierung mit Qualität

Die Haufe Akademie, ein Unternehmen der Haufe Group, ist führender Anbieter für die Qualifizierung und Entwicklung von Menschen und Unternehmen im deutschsprachigen Raum und seit 1978 am Markt aktiv. Das Unternehmen bedient mit seinen Qualifizierungsangeboten online und offline rund 1.200 Themen aus allen betrieblichen Bereichen und jährlich über 4.600 Veranstaltungstermine.

Die Haufe Akademie erstellt jährlich 40 Printmedien, darunter auch den halbjährlich erscheinenden 420-seitigen Hauptkatalog. Außerdem werden viele themen- bzw. rollenspezifische Auszüge sowie Nachfass-Werbung erstellt. Kunden und Interessenten werden außerdem über den Online-Shop und weitere Vermarktungsplattformen und Bestellsysteme über das umfangreiche Leistungsportfolio informiert. Das Ziel ist es, die potentiellen Kunden cross-medial in den Online-Shop der Haufe Akademie zu führen, in dem sie dann ihre Buchung bequem abschließen können.

Insbesondere die Erstellung der Kataloge war vor der Einführung der Contentserv-Software mit einem immensen Arbeitsaufwand verbunden. Viele Korrekturschleifen, hohe Durchlaufzeiten, Prozess- und Dienstleistungskosten sorgten für Arbeitsschleifen von bis zu fünf Monaten Dauer. Eine unmittelbare Qualitätskontrolle war dadurch ebenfalls nicht möglich. Die einzelnen Produktdaten wurden von Produktmanagern, Marketingmanagern und den jeweiligen Referenten selbst gepflegt und zusammengetragen. Das hatte zur Folge, dass die Daten auf ca. 700 verschiedene Word-Dokumente und Excel-Listen lose verteilt waren, was sich in voneinander abweichenden Informationen und unzureichender Datenqualität äußerte.

Prozessoptimierte Workflows für effizientes Arbeiten in Marketing und Produktmanagement

Die Haufe Akademie holte sich daher den Spezialisten SDZeCOM mit ins Boot und analysierte die bestehenden Prozesse, um die Produktkommunikation effizienter und qualitätsgesichert zu gestalten. Nach einer genauen Analyse entschied man sich schließlich, das PIM System von Contentserv mit Printausleitung (priint:comet) einzuführen.

Dieses Tool ist nun bei der Haufe Akademie Dreh- und Angelpunkt sämtlicher Produktinformationen. Hier werden die über 1.000 Qualifizierungsangebote mit verschiedenen Texten sowie mehr rund 5.000 Events qualifiziert, einmalig und an einer einzigen zentralen Stelle gepflegt. Rund 80 User aus Marketing, Produktmanagement, Kundenservice u.v.m. arbeiten täglich mit dem auf die speziellen Bedürfnisse der Haufe Akademie zugeschnittenen PIM-System. Die über 1.200 Referenten können über ein User Interface auf die Ausschreibungsexte zugreifen und diese bearbeiten, bevor die aktualisierten Texte durch eine weiterentwickelte Schnittstelle wieder automatisch in das Contentserv-System eingespielt werden. Ergebnis sind eine permanent hohe Datenqualität und schlanke Prozesse, die für die angestrebte Kosten- und Zeitersparnis sorgen. Dank der guten Zusammenarbeit konnte das Projekt ein ganzes Jahr früher als geplant umgesetzt werden.