Digitale Lagerverwaltung spart Zeit und Kosten

„Wir haben schon sehr früh die Vorteile der Digitalisierung erkannt und arbeiten konsequent an deren Umsetzung, verbunden mit einer ständigen Erweiterung.“ Für die Steinwerke Metzner GmbH im sächsischen Wittichenau sieht Geschäftsführer Markus Metzner eigentlich nur Vorteile. „Wir sind ein eher kleiner Familienbetrieb, wo jeder Mitarbeiter einen großen Verantwortungsbereich mit vielen Schnittstellen abdecken muss.“ Eine effektive Arbeitszeitnutzung spielt deshalb eine außerordentlich wichtige Rolle. Die betriebswirtschaftlichen Prozesse und die Kommunikation seien früher über Papier und mündliche Absprachen gegangen, haben aber viel Zeit beansprucht und auch Fehler hätten sich ab und zu eingeschlichen. So habe man bereits vor 18 Jahren den Entschluss gefasst, hier mit der PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG aus Pferdingsleben eine Umstellung anzugehen. Gemeinsam habe man eine kaufmännische und betriebswirtschaftliche Lösung erarbeitet, die auf Basis der aktuellen Version der Software „WDV 2017“ bereits viele Prozesse im Steinbruch und dem zugehörigen Logistikunternehmen digital erfasst und miteinander verknüpft.

Als Familienbetrieb hat die Metzner GmbH eine inzwischen über 100jährige Geschichte. 1904 gegründet, war das Unternehmen eines der ersten Schotter- und Splittwerke in der Lausitz mit einer Aufbereitungsanlage in Holzbauweise.

Heute erwirtschaften etwa 80 Mitarbeiter einen Jahresumsatz von durchschnittlich 10 Mio. Euro. Aus der abgebauten Grauwacke werden pro Jahr etwa eine Mio. Tonnen Schotter und verschiedene Gesteinskörnungen produziert, die im Straßen-, Brücken- und Wasserbau aber auch für Stützmauern sowie in der Gestaltung im Garten- und Landschaftsbau Anwendung finden. Dazu wird von März bis Dezember in drei Schichten gearbeitet. Die Lieferung erfolgt durch einen Fuhrpark, wo etwa 30 eigene und weitere Zugeinheiten in der Saison mehrschichtig im Einsatz sind.

„Wir haben mit der PRAXIS EDV einen langjährigen gemeinsamen Entwicklungsweg hinter uns“, blickt Metzner zurück. Die Praktiker aus dem Steinbruch hätten die Anforderungen formuliert, die Programmierer aus Pferdingsleben diese in Software-Lösungen umgesetzt und bei Bedarf auch die notwendige Hardware besorgt und programmiert. Das sei nicht immer einfach gewesen aber über eine gute und konstruktive Zusammenarbeit habe man stets gemeinsam Lösungen gefunden.

Begonnen hatte die Umstellung im Bereich der Fakturierung und Abrechnung. Dann folgte die Disponie – die Schaltzentrale für Fahrzeuge und Lieferungen. Angebote, Aufträge, Disponiepläne und die Leistungserfassung wurden hier digitalisiert – mit großem Erfolg. „Das hat uns letztendlich bestärkt, modular weiter zu machen“, blickt Metzner zurück. Inzwischen sei die Betriebsdatenerfassung so weit fortgeschritten, dass sie viele Bereiche im Unternehmen erfasst, miteinander verknüpft und elektronisch abbildet.

Demnächst soll auch die Einsatzsteuerung der Lieferfahrzeuge mit eingebunden werden. Die derzeit genutzte Softwarelösung des Fahrzeug-Herstellers soll durch eine neue Ankopplung an das vorhandene WDV-System abgelöst werden.

Der Vorteil liegt darin, dass neben dem eigentlichen „Flottenmanagement“ alle Daten der Fahrzeuge betriebswirtschaftlich erfasst und ausgewertet werden können. Dazu soll dann später auch die werkseigene Tankstelle im Außenbereich mit integriert werden. Die bisher übliche „Handeingabe“ beim Tankvorgang und dem Nachfüllen von „AdBlue“ zur Abgasnachbehandlung wird dann von einem Scanner abgelöst. Genaue Auswertungen zu den Betriebskosten und der Auslastung sind so für jedes einzelne Fahrzeug möglich.

Damit verbunden ist auch ein spezielles und nach eigenen Aussagen das umfangreichste Projekt, welches kurz vor dem Abschluss steht – die Einbindung der Lagerverwaltung für Ersatzteile. So können den einzelnen Lieferfahrzeugen neben den Fahrzeiten und –strecken, der transportierte Stoffmenge, dem Treibstoffverbrauch auch die Kosten durch Reparaturen genau zugeordnet werden, so Metzner.

Dazu kommt eine Einsparung von Zeit bei der Ausgabe der Ersatzteile sowie eine effiziente Lagerhaltung. „Ziel ist es, einerseits nicht zu viel vorrätig zu haben, andererseits aber immer ausreichend Reserven zu haben, um Reparaturen schnell durchführen zu können“, erläutert der zuständige Leiter Logistik und Stoffstrommanagement Mirko Mariniak.

Die praktische Handhabung ist recht einfach und beginnt an der Betriebsdatenerfassung. Dort meldet sich jeder Mitarbeiter zum Arbeitsbeginn an einem BDE-Terminal über einen persönlichen Barcode an und zum Feierabend wieder ab. Bei Bedarf kann er hier über eine Eingabemaske seine Wünsche und Probleme eingeben, die dann sofort „online“ sind. Vom zuständigen Sachbearbeiter gibt es dann zeitnah eine Rückmeldung, ob das Ersatzteil da ist oder doch erst bestellt werden muss.

Im Hochlager für Großteile und dem Regallager für Kleinteile ist alles nach Lagerplätzen, Segmenten, Ebenen und Nummern einsortiert. Entsprechende Beschriftungen ermöglichen ein schnelles Auffinden. Bei Entnahme wird das Ersatzteil über einen Barcodescanner identifiziert, eingelesen und die Information über WLAN übermittelt. Der aktuelle Bestand wird angezeigt und das Ersatzteil der zuständigen Kostenstelle – beispielsweise einem LKW – zugeordnet. Der Lagerbestand wird sofort aktualisiert und bei Bedarf entsprechende Maßnahmen wie eine Nachbestellung eingeleitet. Auch Rückgaben bei Nichtverwendung eines Ersatzteils sind so möglich.

„Unser Ziel ist eine komplette Abbildung aller relevanten Prozesse über die WDV-Software“, blickt Markus Metzner in die Zukunft. „Die Vorteile liegen auf der Hand. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass wir so schnell, fehlerfrei und effektiv arbeiten können. Bei Fragen sind wir jederzeit aussagefähig, können betriebswirtschaftlich genaue Zuordnungen treffen und besser planen.“ Auch der Informationsaustausch der Mitarbeiter untereinander laufe so sehr gut. Dazu komme die „Ortsungebundenheit“, da die Daten durch das Internet überall zugänglich sind. Das hat Metzner inzwischen schätzen gelernt. So kann er bei Terminen bei seinen Kunden sofort auf alle Unterlagen zugreifen. Da jedem Auftrag sämtliche Dokumente, Fotos und Protokolle über Verhandlungen zugeordnet sind, ist der Geschäftsführer jederzeit in der Lage, noch detailliertere Aussagen zu geben.