Paradigmenwechsel: Personalverantwortung in Zeiten agiler Projektmethoden sowie agiler Arbeitsprozesse

Mit dem Einsatz agiler Methoden und Prozesse ändern sich auch grundlegend die Anforderungen in der HR- & Führungsarbeit. In gleichem Maße sind Betriebsräte und Gewerkschaft aufgefordert die Veränderungen positiv mitzugestalten.

Personalverantwortung in Zeiten agiler Methoden und Arbeitsprozesse – Was bedeutet das für die HR- & Führungsarbeit?

Agile Methoden (wie Kanban oder Scrum) werden im Unternehmen eingeführt um die Effizienz von Projekt- und Prozessarbeit zu erhöhen, Reaktionszeiten zu verkürzen und damit den Unternehmenserfolg weiterhin zu gewährleisten. Der grundsätzliche Ablauf der Arbeit wird durch agile Methoden ebenfalls verändert. Damit beeinflussen sie Zusammenarbeit, Teamklima, Leistung und Innovation auf eklatante Art und Weise. Um Agilität im Unternehmen zu starten, reicht es nicht aus, einen Scrum-Master zu verpflichten und einen neuen Teamraum einzurichten. Vielmehr müssen Führungsstrategie und -vorgaben weiterentwickelt werden, wenn die Vorteile von Scrum und Co. in die Organisation hineinwachsen sollen. Bestehende wie zukünftige Leitungs- und Führungskräfte, aber auch Personal- und Betriebsräte können sich in einem zweitägigen Workshop darauf vorbereiten: Hier lernen sie Veränderungen verstehen, um präventiv ihre Personalverantwortung bzw. Gestaltungschancen auf die kommenden Herausforderungen auszurichten.

Für Agilität die richtigen Voraussetzungen im Unternehmen schaffen

Empfanden Sie Agilität bisher nur als Marketing-Platitüde für Aktionismus oder Planlosigkeit? Dann ist es an der Zeit, das Verständnis dafür zu revidieren. Der Begriff bezeichnet eine Methodik, die durch ihre Transparenz, Direktheit und Anpassungsfähigkeit besticht, notwendige Eigenschaften, die in der heutigen Arbeitswelt mehr denn je gefordert werden. Jedoch bedeuten sie auch, sich vom klassischen Rollen- und Arbeitsmodell und einem damit verbundenen Führungsstil zu trennen. Der Unterschied ist ungefähr so drastisch, als würde man die Einsatzmöglichkeiten von Smart Phone und Festnetz vergleichen.

Ziel der Weiterbildung: HR und Führungskraft entwickeln, Betriebsräte befähigen

Unbestritten ist, dass Managementaufgaben aus Auswertung sowie operativem und strategischen Vorbereiten und Treffen von Entscheidungen bestehen, als auch aus Führen, Anleiten und Entwickeln von Menschen. Agile Methoden haben Auswirkungen auf genau diese Aufgaben für Teams bzw. das gesamte Unternehmen. Sie leiten sich aus veränderten Rollenmodellen, regelmäßigen Iterationen mit lang-, mittel- und kurzfristigen Berichtszeiträumen und Aufgabenanpassungen ab. Das sorgt für veränderte Anforderungen bei Mitarbeiter*innen, aber erst recht bei Führungskräften.  Sie bedingen eine Weiterentwicklung der eigenen Skills sowie der eigenen Führungstätigkeit. 

Die meisten Unternehmen starten entsprechende Veränderungsprozesse in Projekten der IT bzw. in IT-nahen Bereichen. Verbesserungen werden durch den Einsatz agiler Methoden schnell sichtbar. So wundert es nicht, wenn sehr bald weitere Abteilungen diese erfolgreichen Methoden und deren Arbeitsweise übernehmen wollen. Ab diesem Moment ist die Tür für weitere Organisationsbereiche offen, um in den Methoden-Change einzusteigen – mit der Konsequenz eines Paradigmenwechsel bei der Personalarbeit.

Worauf müssen Sie reagieren und wie können Sie bewusst führen?

Für Unternehmensleitung, HR-Referenten, Fach- und Führungskräfte mit Personalverantwortung sowie Mitglieder des Betriebsrats wird es erforderlich, sich mit Wirkungsweise und Einflussnahme agiler Projekte / Produktionsprozesse zu beschäftigen. 

Sie müssen diese verstehen lernen, um gezielt lenken zu können bzw. die richtigen Vorgaben für die Unternehmensentwicklung vorzunehmen. Dabei wird der Workshop ‚Personalverantwortung in Zeiten agiler Projektmethoden und agiler Arbeitsprozesse‘ mit seinen Lerninhalten, Diskussionen und Erfahrungsweitergabe wertvolle Unterstützung bieten. 

Perfekter Mix aus Information, Diskussion und selbstständiger Arbeit

Der Berliner Business Moderator Ralf Hasford führt zu den Inhalten des Workshops ‚Personalverantwortung in Zeiten agiler Projekte und agiler Arbeitsprozesse‘ folgendes aus: „In kurzweiligen Seminarblöcken werden gut aufbereitet die wichtigsten Informationen vermittelt. In weiterführenden Diskussionen und bei selbstständigem Arbeiten werden alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen dazu befähigt sich das notwendige Wissen anzueignen, um im Anschluß die Einführung agiler Methoden aktiv im eigenen Unternehmen zu unterstützen bzw. zu leiten.“ 

Zunächst vermittelt Ralf Hasford im Workshop den Einblick in Agilität und damit verbundener Methoden. Neben den Kriterien und Strategien des Einsatzes werden besonders die Arbeitsweisen und das Rollenverständnis herausgestellt. Darauf aufbauend fokussiert er Anforderungen, Umfang und Handlungsoptionen für HR, BR und Führungskräfte. Die zwei inhaltsreichen Tage sind vom gut abgestimmten Wechsel von ‚Out-of-the-Box‘, ‚Hands-on‘ und sich immer wieder anschließenden Reflexionen geprägt. Ralf  Hasford sagt dazu: „Ich führe diesen Workshop so durch, um bereits im Vorfeld möglichen Missverständnissen im Unternehmen zu begegnen und dem Gelingen agiler Projekte so eine stabile Grundlage zu geben, denn viel zu häufig bilden Unternehmensstrukturen, die ausschließlich auf Weisung und Kontrolle basieren, heute einen negativen Erfolgsfaktor für agile Projekte.“ 

„Im Workshop erarbeiten wir Antworten auf essentielle Fragen der Teilnehmenden“, Ralf Hasford gibt zeigt aktuelle Beispiele auf:

• Warum stellen agile Methoden im Unternehmen eine Weiterentwicklung dar? 
• Wie funktioniert Agilität, was ist das Optimum und wo liegen die Einsatzgrenzen?
• Was bedeutet das für meine Führungsarbeit, welche Handlungsoptionen habe ich? 
• Welche betriebsrechtlichen Voraussetzungen sind zu einzurichten?

Warum Agilität in der Projektarbeit notwendig ist

Durch den Einsatz agiler Methoden werden Wahrnehmung und Reaktionszeiten auf Marktfeedback deutlich verbessert. Darauf kann ein Unternehmen heute nicht mehr verzichten.

Als Unternehmen sind sie heute mehr denn je gefordert, in innovationsfreudiger Wettbewerbsumgebung zu bestehen – definiert durch fortlaufende Anpassung an sich ändernde Kundenwünsche. Die verbleibende Zeitspanne, sich den Änderungen von Markt, Wettbewerbssituation und Kundenbedürfnis vor dem Hintergrund des turbulenten, unbeständigen Umfelds anzupassen schrumpft rapide. Die meisten klassischen Organisationsstrukturen sind bereits prozess- bzw. projektorientiert. Herkömmliche Projektmodelle wie etwa V-Modell XT oder Wasserfall-Modell bieten zwar eine hohe Planungssicherheit, sind aber unflexibel bei der Reaktion auf schnelle Veränderungen, was die herkömmliche Organisation aufgrund ihrer Struktur, Auftrags-, Berichts- und Entscheidungswege einschränkt.

Zusätzlich sind Unternehmensleitung bzw. Fach- und Führungskraft gefragt, die Herausforderungen bei Ressourcen- und Personaleinsatz, Motivation, Wissensdefizit oder auftretenden Konflikte und Problemen sehr kurzfristig zu lösen. Dies kann in der alltäglichen Arbeit viel Kraft kosten. Hier können agile Methoden, ohne Anspruch auf Alleinstellung, den entscheidenden Lösungsansatz bieten.

Was bedeutet Agilität für die Führungskraft? Wann ist der Betriebsrat gefordert?

Mit der Einführung von Kanban, SCRUM o.ä. werden Arbeitsabläufe, die von kurzen Iterations-Perioden geprägt sind, durch intensive Teilhabe aller Mitarbeiter*innen sowie ständigem Auswerten der Arbeitsergebnisse die Gesamtergebnisse positiv steigern. Das setzt voraus, das Anforderungen an Personal, Abteilungen und Führungskräfte  aktiv unterstützt werden muss. Um so wichtiger ist es, bestehende Vereinbarungen zu Arbeitszeit, Einsatz externer Mitarbeiter mit Weisungsbefugnis, Informations- und Datenschutz und interne Kommunikation zu hinterfragen und anzupassen. Die Gestalter der Arbeit eines Unternehmens müssen das Veränderungspotential erkennen, benennen und umsetzen.

Diskussion – Rollenmodell in der Personalarbeit: Alte Fragen brauchen neue Antworten.

• Können vorhandene Kompetenzen gezielt und gewinnbringend die veränderten Anforderungen des Unternehmens erfüllen?
• Lassen sich Rollenmodelle, Arbeitszeitmodelle sowie die Forderung nach möglichst konstanten Teams vereinbaren?
• Was muss sich ändern, damit externe Mitarbeiter*innen gewinnbringend an Entscheidungen oder sogar an der Leitung von Projekten beteiligt werden können?
• Wo sind unternehmerische Vorgaben notwendig und welcher Rahmen bedarf es für eine teilweise Autonomie und Selbstverwaltung?
• Wie wird Arbeit organisiert, wenn Teile eines Teams an unterschiedlichen Orten arbeiten?
• Wie gewährt und unterstützt man die Gesundheit der Beteiligten?
• Sind Qualifizierungsmaßnahmen erforderlich, damit Methodik und Technologie gewinnbringend umgesetzt werden können?

Ralf Hasford sagt abschließend: „Dabei darf allerdings auch nicht übersehen werden, dass grundsätzlich für jedes Projekt im Unternehmen individuell entschieden werden muss, welche Vorgehensweise am besten zu den Anforderungen passt. Denn Erfahrungen im Projektgeschäft zeigen, dass oft eine Kombination aus V-Modell XT, Wasserfall-Modell und agiler Methodik zielführender ist als die reine Form.

Den Workshop ‚Personalverantwortung in Zeiten agiler Projektmethoden sowie agiler Arbeitsprozesse‘ bietet Ralf Hasford auf Anfrage für einzelne Unternehmen an. 

Was meinen sie? Ist es von Vorteil, wenn Unternehmensführung mit Vertretern des HR und BR gleichzeitig mit Führungskräften an der Umsetzung agiler Methoden im Unternehmen arbeiten?