Prozesskosten einsparen mit automatisierter Erzeugung von Materialstämmen

Die Maschinenfabrik AERZEN steht für höchste Qualitätsansprüche. Als einer der führenden Anwendungsspezialisten in der Förderung und Verdichtung von Gasen muss die Qualität in allen Schritten des Produktlebenszyklus gewährleistet werden. Dies gilt auch für die Qualität der Materialstammdaten. Diese stellen das zentrale Objekt im Warenfluss der SAP Supply Chain da. Um die Qualität zu gewährleisten, war bisher eine aufwendige Pflege und Erfassung der Stammdaten notwendig. Bei der Anlage eines neuen Materialstammsatzes wirkten bis zu sechs Mitarbeiter bei der Pflege mit, beispielsweise aus Controlling, Buchhaltung oder Einkauf.

Intelligentes Stammdatenmanagement

Um dies zu vermeiden und die Qualität der Materialstammdaten weiter zu optimieren, suchte die Abteilung für Prozessmanagement nach einer SAP-integrierten Lösung. Das von bdf entwickelte Add-On Material Control Center (MCC) bietet mit einem intelligenten Stammdatenmanagement die Möglichkeit Materialstämme teilweise oder sogar komplett automatisiert anzulegen und so Fehleingaben und die Bindung von Ressourcen zu vermeiden. Folgende Schwerpunkte standen bei der Implementierung im Fokus:

1. Integration in das SAP Master-Data-Management
2. Prozessbezogenes intelligentes ermittelten von Materialstamminformationen
3. Adaption von Prozess- & Produkttypenbezogenen Pflichtfeldstandards zur Steigerung der Anlagequalität
4. Gezielte Führung der Anwender durch den Prozess mit zielgerichteter Informationsbereitstellung.

Automatisierte Pflege von Stammdaten durch Produktcluster

Zu Beginn analysierten die Experten der Abteilung Prozessmanagement die bereits erfassten Stammdaten in Abhängigkeit vom jeweiligen Produktcluster. Hierbei wurde deutlich, dass viele Daten, die im Materialstamm erfasst werden, bestimmten Regeln folgten. Diese Regeln wurden erfasst und von den verantwortlichen Fachabteilungen auf Richtigkeit geprüft. Hieraus leiteten sich Vorlagetabellen ab, mit deren Hilfe die Software bei der Neuanlage eines Materialstammsatzes viele Sichten bereits automatisch füllen kann.

Folgendermaßen funktioniert der Prozess nun in der Praxis: Die Anwender bei AERZEN legen den initialen Materialstamm mit grundlegenden Klassifizierungsinformationen über SIMUS Classmate an. Nach der initialen Anlage erfolgt die Qualitätskontrolle, um die Richtigkeit der eingegebenen Informationen zu überprüfen und Duplikate zu vermeiden. Anschließend definiert ein Vertriebsmitarbeiter die für die automatisierte Ermittlung erforderlichen Rahmenparameter. Je nach Bewertung erfolgt daraufhin die automatisierte Pflege der einzelnen Sichten. Basis hierfür bildet das generische Setup der iPPE, sowie das Customizing und die vorher definierten Regeln. Sollte eine manuelle Pflege einzelner Datenfelder erforderlich sein, wird auch dies über das Tool gesteuert. Über die Benutzeroberfläche der SAP iPPE werden den entsprechen Anwendern auf sie zugeschnittene Arbeitsvorräte angezeigt. Über eine horizontale Teilung des Bildschirms zeigt das Tool ihnen dabei nur die für sie notwendigen Informationen an. Diese gezielte Benutzerführung beugt Falscheingaben vor und vermeidet Informationsüberflutung. Vor der endgültigen Überspielung der Daten in den Materialstamm wird den Anwendern außerdem die Möglichkeit gegeben, alle Daten auf Richtigkeit zu überprüfen und erst nach der Qualitätskontrolle freizugeben.

60 Prozent Prozesskostenersparnis

Das MCC bietet die Möglichkeit den Materialstamm produktgruppenweise umzustellen. So hatte AERZEN die Möglichkeit, das Handling zuerst an einem eher unbedeutenden Materialstamm zu testen und nun schrittweise die intelligente Stammdatengenerierung einzuführen. Durch die Erweiterung gelang es AERZEN die Prozesskosten extrem zu reduzieren. Bisher mussten sechs verschiedene Mitarbeiter einzelne Sichten im Materialstamm pflegen. Nun geben nur noch der Erzeuger des Materialstamms und ein Lagermitarbeiter manuell Daten ein. Anhand der vordefinierten Regeln werden alle Sichten aus Einkauf, Disposition, Vertrieb, Lager, Controlling und Buchhaltung automatisiert angelegt und mit den richtigen Stammdaten befüllt. Projektleiter bei AERZEN Patrick Peter ist zufrieden: „Die Berater von bdf haben uns von Anfang an bei der Implementierung unterstützt und so für einen effizienten Ablauf gesorgt. Durch ihre Anleitung sind wir nun in der Lage, die restlichen Produktstämme auch eigenständig umzustellen.“

Der messbare Erfolg des intelligenten Stammdatenmanagement hat AERZEN überzeugt. Für die Zukunft ist eine schrittweise Umstellung der Materialstämme über alle Produktgruppen hinweg geplant. So sollen die Prozesskosten im Material-Master-Umfeld deutlich gesenkt und die Stammdatenqualität weiter erhöht werden.