Deutsch fürs Büro – beginnen und beenden Sie Briefe kreativ

Der erste Satz – die Zehe, auf die man tritt Kennen Sie das auch? Sie sitzen vor dem Rechner und ertappen sich dabei, dass Sie schon wieder einen Brief oder eine E-Mail mit einem Standardsatz anfangen? Nach meinem Empfinden fangen viel zu viele geschäftliche Briefe und E-Mails in laufenden Kundenbeziehungen mit "Vielen Dank für Ihr Schreiben/Ihre E-Mail vom 10. April 2019." an.

So einen Satz will niemand lesen. Und die Angabe "Ihr Schreiben vom tt.mm.jjjj" gehört auch gar nicht in den ersten Satz. Sie gehört in den Bezugszeichenblock. Ja, aber was schreibt man denn dann in den ersten Satz? Ganz einfach: Etwas für den Leser Nützliches. Das kann zum Beispiel etwas sein wie: "In Ihrem Brief haben Sie uns nach der Ablaufleistung Ihrer Lebensversicherung gefragt." Ein solcher Satz hat den großen Vorteil, dass er dem Angeschriebenen sofort signalisiert, dass wir sein Anliegen verstanden haben. Und nach dem Satz kann man gleich mit der Antwort rausrücken.

Letzte Sätze zum Abgewöhnen

Kunden erkennen Floskeln auf den ersten Blick. Als Einstieg ein formelhaftes "Vielen Dank für Ihr Schreiben vom Soundsovielten" ist genauso quälend wie ein letzter Satz, der unter allem stehen könnte:

• Wir würden uns freuen, Ihnen hiermit geholfen zu haben.
• Wir stehen Ihnen für Rückfragen jederzeit gern zur Verfügung.
• Wir hoffen, Sie bald zu unseren zufriedenen Kunden zählen zu dürfen.

Wie geht es besser? Das ist ziemlich einfach. Überlegen Sie sich, was Sie selbst gern am Ende eines Briefes, eines Angebots etc. lesen wollen. Oder versetzen Sie sich in Ihren Adressaten und schreiben Sie, was er gern lesen möchte. Je genauer Sie auf die konkrete Situation eingehen, desto besser. Zum Beispiel:

• Wir freuen uns, wenn Ihre Frage damit beantwortet ist.
• Weitere Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten der Maschine beantworte ich Ihnen gern telefonisch.
• Wir sind gespannt, für welche Version Sie sich entscheiden.

Sehen Sie, was ich meine? Die Wirkung ist eine gänzlich andere. Vermeiden Sie gerade am Ende Ihrer Briefe Konjunktiv-Formulierungen, "hoffen" Sie nur, wenn Sie keinen Einfluss auf den Lauf der Dinge haben und stehen Sie nicht "zur Verfügung". Weitere Beispiele finden Sie in meinem Blog Deutsch fürs Büro

Mehr Tipps zu diesem Thema gibt es in meinen firmeninternen Korrespondenz-Seminaren und in persönlichen Beratungen. Eine kurze telefonische Erstberatung ist pro Firma kostenlos. Schreiben Sie mir einfach eine kurze  E-Mail, dann vereinbaren wir einen Termin.

Die Autorin:

Gabriele Baron, seit 25 Jahren freiberufliche Texterin sowie Trainerin mit dem Schwerpunkt empfängerorientierte Korrespondenz und Kundenorientierung in der Kommunikation. Autorin u.a. des Bestsellers „Praxisbuch Mailings. Print- und Online-Mailings planen, texten und gestalten.“, mi-Verlag sowie „Glückwunsch! Passende Worte zu Jubiläum, Beförderung & Co.“, Verlag C.H. Beck.