Portfolio-Management – Strategieumsetzung oder Krise meistern

Ich ziehe die Kern-Aussage des Artikels an dieser Stelle kurz und knackig vor:

Die Unternehmen, die ein professionelles (und je nach Volumen unausweichlich mit einer flexiblen Softwarelösung unterstütztes) Projektportfolio-Management betreiben, konnten die Ist-Situation in kürzester Zeit analysieren, auswerten und der Unternehmensleitung mit Szenarien und Empfehlungen bereitstellen. Innerhalb weniger Tage wurde das Projektportfolio den aktuellen Gegebenheiten angepasst und die wichtigsten Projekte mit voller Kraft zur Umsetzung gebracht. Andere wiederum gestoppt bzw. verschoben. Somit kommen diese Unternehmen besser durch die Krise. Sie können zielgerichtet agieren und nicht nach dem Gießkannen-Prinzip alles kürzen und damit die Kontrolle verlieren.

Damit möchte ich mir nicht anmaßen, auszudrücken, dass die Unternehmen mit einem professionellen PPM weniger von der aktuellen Krise betroffen sind. Die wirtschaftlichen Auswirkungen sind je nach Branche, Unternehmensgröße und Rücklagen hoch dramatisch. Das gilt es auf keinen Fall zu schmälern. Trotzdem ist PPM ein wichtiger Baustein gewesen und ist es weiterhin, solche Situationen zielgerichtet anzugehen und möglichst optimal aufzulösen.

Um was ging es und um was geht es weiterhin?

Es ging darum, herauszufinden, wo Einsparungspotenziale liegen (kurz- und mittelfristig). Das bedeutet, herauszufinden, wo wir wir kurzfristig Geld einsparen bzw. welche Themen durch Kurzarbeit nicht fertiggestellt werden können. Aber auch, sich auf die Themen / Projekte zu konzentrieren, die sich aufgrund der veränderten Rahmenbedingungen eher auf die Wirtschaftlichkeit als auf die Strategieumsetzung konzentrieren. Die wesentliche Aufgabe war also, das Projektportfolio anders auszurichten. Aber, und das ist wichtig, die strategischen Ziele dürfen neben all der Kurzfristmaßnahmen nicht vollkommen aus den Augen verloren werden.

Damit uns das gelingt, benötigen wir die absolute Transparenz über:

• Laufenden Projekte, deren Ziele (Strategie, Wirtschaftlichkeit, Produktsegmente, …), deren Budget- und Personalbedarf, deren Status bzw. Fertigstellungsgrad
• Die Pipeline unserer Projekte (welche Themen sind im Antrags-Status und welche Ziele, Budget- und Personalbedarf sollen mit diesen Projekten erreicht werden
• Den Überblick über unsere strategischen Top-Maßnahmen (Top-Down Zielvorgaben) und der zugehörigen Projekte (Bottom-Up Zielerreichung)

Basierend auf den Stammdaten (Organisationseinheiten, Produktsegmente, Projektarten etc.), den Strategie-, Komplexitäts- und Wirtschaftlichkeitsbewertungen sowie der Kapazitätsplanung ist es möglich das Portfolio optimal auszurichten. Das bedeutet, Projekte anhalten bzw. verschieben, andere Projekte beschleunigen und neue Projekte initiieren.

Die aktive Steuerung, das Projekt- und Portfolio-Controlling sowie die Strategie und Portfoliobesprechung finden aktuell öfter statt. Sie sind ein wichtiger Bestandteil um auf die, fast täglich / wöchentlich, veränderten Rahmenbedingungen einzugehen.

Die Anpassung des Portfolios entspricht einer kurzfristigen Transformation.

Fazit:

Die Zielsetzung des PPM und der zuarbeitenden PMOs ist schon immer die Begleitung und Umsetzungs-Steuerung einer Transformation (in die digitale Zukunft, in den strategischen Ausbau des Unternehmen wie Standorte, neue Produktsegmente, Regionen und Länder). Wenn nicht jetzt, wann dann ist die Erkenntnis gereift diese Thema endgültig anzugehen und einen PPM Prozess zu etablieren bzw. zu professionalisieren und die Arbeit der PMOs in den Alltag der Unternehmensleitung als ein wichtiges Steuerungsinstrument zu integrieren.

Was braucht es dazu und wie schnell kann man das eigentlich bereitstellen?

Wir informieren in mehren Online-Präsentationen an praxiserprobten Beispielen und dem Einsatz einer spezialisierten Portfolio-Management Software die Arbeitsmethodik, die Analysemöglichkeiten und den Nutzen. Für den Schnelleinstieg bieten wir spezielle Modelle einer 10-Tage Sprint Implementierung oder für den Mittelstand mit weniger Erfahrung oder knappem Personal ein PPM-Service bzw. PMO-Outsourcing als Unterstützung.

Themen und Termine (werden laufend aktualisiert):

Strategisches Portfolio-Management mit Softwareeinsatz erläutert

https://www.adensio.com/…

PPM-Service / Outsourcing

https://www.adensio.com/…