Trotz aktueller Einschränkungen – Prozessanalyse bei BSH Hausgeräte virtuell durchgeführt

Die sonst üblichen Arbeitsabläufe vieler Unternehmen sind derzeit in vielerlei Hinsicht gefordert: Aktuell sind Eigenschaften wie Flexibilität und Kreativität gefragt! Das betraf auch die Verantwortlichen bei active logistics, Anwendungsberaterin Beate Höfer und Projektleiter Tim Steiner, die sich bisher im Rahmen der Aufnahme und Optimierung von Geschäftsprozessen eher weniger Gedanken um die technische Umsetzung machen mussten. „Das BSH Projekt sollte ursprünglich Anfang April mit einer mehrtägigen Prozessanalyse am Standort Traunreut in Bayern beginnen“, sagt Steiner. „Dann mussten wir uns aber kurzfristig überlegen, wie wir eine Analyse durchführen können, ohne die Räumlichkeiten bei der BSH zu betreten.“ Aber wie konnte das funktionieren? Höfer betont: „Ganz zu Anfang waren wir uns nicht so sicher, ob es überhaupt möglich ist, Geschäftsprozesse virtuell aufzunehmen. Dann entwickelten wir, gemeinsam mit den Verantwortlichen der BSH, die Idee einer virtuellen Prozessanalyse.“ Mit Hochdruck wurden technische Rahmenbedingungen geschaffen, die die Basis für eine Prozessanalyse über Videokonferenzen (auch außerhalb der BSH Büros) stellten.

Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Prozessanalyse

Gezwungenermaßen musste der Vorbereitungsaufwand deutlich erhöht werden. Die BSH sendete active logistics schon im Voraus prozessrelevante Dokumente zu, im Gegenzug stellte active logistics der BSH einen umfangreichen Fragebogen zur intensiven Vorbereitung zur Verfügung. Bereits das führte zu überraschenden Ergebnissen: „Vorher war uns gar nicht klar, dass dieses Vorgehen eine solche Effizienz entwickelt. Doch während der Umsetzung wurde schnell klar – das funktioniert sehr gut und ist absolut zielführend.“, sagt Stefan Wagner, Projektleiter von der BSH. Ein großer Dank gilt vor allem dem BSH-Team, um Herrn Drassner (Leiter Umschlagspunkt) am Standort Traunreut, das für den organisatorischen Ablauf der Prozessaufnahme in der Umschlagshalle verantwortlich war: „Ohne das Team in Traunreut, wäre eine praktische Umsetzung nicht möglich gewesen.“, lobt Wagner. Neben einer guten und zielgerichteten Vorbereitung sieht Höfer auch Schwierigkeiten gegenüber einer Prozessanalyse vor Ort: „Eine Herausforderung liegt sicherlich auch darin, dass in einem virtuellen Gespräch keine Prozessschritte übersehen oder vergessen werden. Dazu mussten wir uns ganz gezielte Fragen überlegen.“

Unter anderem wurde während der Umsetzung ein klassischer Rollwagen genutzt. Darauf wurde ein Laptop inklusive Kamera montiert. So konnte der gesamte Warenfluss in Echtzeit per Video übertragen werden. Das ermöglichte dem Beratungsteam von active logistics, den virtuellen Blick in die Umschlagshalle. Es war sogar möglich, den Rollwagen in einzelne Lkw zu schieben und so zum Beispiel die Ladeprozesse aus einer völlig neuen Perspektive zu sehen. Nach fünf Aufnahmetagen innerhalb von zwei Wochen, sagt Steiner: „Am Ende war es ein voller Erfolg und die richtige Entscheidung, das Projekt trotz widriger Umstände zu starten. Wir sind uns sicher, dass noch viele Projekte nach diesem Vorbild umgesetzt werden.“ Ein weiterer positiver Effekt, den man hier vielleicht gerne vergisst, ist in dem Fall auch die Umwelt. Denn durch das virtuelle Arbeiten wurde auch ein kleiner Teil an CO² eingespart. Auch die Verantwortlichen von der BSH waren sehr zufrieden mit dem Start des Projekts. Projektleiter Wagner resümiert: "Ich denke, besser hätten wir unser Projekt unter diesen Umständen nicht starten können." Das Projekt zeigt auf, dass selbst in diesen Tagen komplexe Aufgaben mit der Unterstützung moderner IT-Lösungen und etwas Flexibilität und Kreativität, erfolgreich gelöst werden können.