Zusammenarbeit immer und überall

Collaboration fängt schon im Kleinen an: E-Mails, Text-Chats und Telefonate sind in den meisten Unternehmen gang und gäbe, wenn Kollegen miteinander kommunizieren. Allerdings stoßen sie in der Teamarbeit auch schnell an ihre Grenzen. Denn wer will schon den aktuellen Projektstatus ausschweifend in einer E-Mail erläutern? Oder die spontane Idee für ein bahnbrechendes, neues Produkt am Telefon vorstellen? Ergo: ein Meeting muss her.

Kleinere Firmen haben häufig nur einen Besprechungsraum und aufgrund flacher Hierarchien kurze Wege, so dass keine große Abstimmung bezüglich der Raumbelegung nötig ist. Es sei denn natürlich, andere Kollegen waren schneller und der Raum ist am gewünschten Tag bereits belegt. Größere Unternehmen verfügen oft sogar über mehrere Konferenzräume, deren Belegung aufgrund der höheren Nachfrage aber genau abgestimmt und organisiert werden muss. In beiden Fällen sind Raumbuchungs- sowie Raumbelegungssysteme wertvolle Collaboration-Tools, damit Meetings pünktlich stattfinden können.

Teamarbeit ohne räumliche und zeitliche Grenzen

Im Besprechungsraum kann die Teamarbeit dann richtig anfangen – sofern alle Teilnehmer anwesend sind. Denn diese oder ähnliche Szenarien kennt jeder: Der Vertriebsleiter hält im Homeoffice die Stellung, weil das Kind krank ist. Die Abteilungsleiterin steht noch im Stau. Der Teamchef steckt noch im Kundentermin. Ein Flipchart im Besprechungsraum bringt hier also nicht viel und auch ein alter TV-Bildschirm mag zwar eine Powerpoint-Präsentation abspielen, davon haben die abwesenden Teammitglieder jedoch nichts.

Moderne Collaboration-Tools sind dank entsprechender Software und Hardware auf nahezu alle Eventualitäten vorbereitet. Per Videokonferenz lassen sich auch Kollegen von außerhalb schnell und einfach an ihren PCs oder mobilen Endgeräten ins Meeting holen. Dort können sie nicht nur mitreden und Ideen beisteuern, sondern auch ihre eigenen Inhalte zeigen, ihre Bildschirme teilen und vieles mehr. So wird aus einem einseitigen Vortrag flexible, interaktive Zusammenarbeit.

Mitschriften und Protokolle sind ebenfalls passé, denn Content kann schnell und einfach gespeichert, archiviert oder geteilt werden. Voraussetzung ist allerdings ein Display in ausreichender Größe, Bild- und Tonqualität mit den entsprechenden Anwendungen.

Interaktive Displays – die Multitalente unter den Collaboration-Tools

Wer gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen will, investiert in ein interaktives Display bzw. Whiteboard. Denn die aktuellen Lösungen bringen wirklich alle Funktionen mit sich, die Teams für erfolgreiche Meetings und Zusammenarbeit brauchen:

• Kamera, Lautsprecher und Mikrofon
• integrierter PC oder Einschubmöglichkeit für externe PCs
• vielfältige Anschlüsse für Peripheriegeräte
• WLAN- und Bluetooth-Konnektivität
• Videoconferencing
• Content-Sharing
• Webbrowser

Und nicht zu vergessen das Herzstück eines interaktiven Displays: die Touch-Funktion. Damit lassen sich nicht nur Anwendungen, Dokumente, Bilder und Videos auf dem Display mit dem Finger öffnen. Mit speziellen Stiften kann auf der Oberfläche auch geschrieben und gezeichnet werden – und das sogar von mehreren Meeting-Teilnehmern gleichzeitig. Und statt das Gekritzel vom Flipchart am Ende abzufotografieren oder für alle zu kopieren, wird der Content gespeichert und digital verteilt. So sieht konstruktive, zeitsparende Zusammenarbeit aus.

Spontanes Meeting? Ab in den Huddle Space.

Doch was passiert eigentlich, wenn der Konferenzraum belegt ist, das Meeting aber unbedingt jetzt stattfinden muss? Teamwork hält sich nicht immer an festgelegte Zeiten oder vorab buchbare Räume. Manchmal muss es eben spontan sein.

Hier kommen Huddle Spaces ins Spiel. Das können Mini-Räume oder einfach nur Plätze und Ecken im Unternehmen sein, an denen Teams mit bis zu 6 Mitgliedern ad hoc zusammenarbeiten können – an kleinen Besprechungstischen oder sogar an Stehtischen. Huddle Spaces nehmen nicht viel Platz weg, sind aber mit allem ausgestattet, um spontan, aber dennoch effizient zusammenzuarbeiten. Ein Display, das auch mobil sein kann, ein wenig Arbeitsfläche: mehr braucht es für spontane Besprechungen in kleiner Runde nicht, um erfolgreich zu sein. Abgesehen natürlich von den entsprechenden Anwendungen, die jedoch denen eines fest im Konferenzraum installierten Displays in Nichts nachstehen.

Nachhaltige Lösungen brauchen ganzheitliche Strategien

TASTEONE Medientechnik unterstützt Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen in ganz Deutschland seit vielen Jahren bei der Optimierung ihrer Collaboration. Dabei legen die Experten für audiovisuelle Medien größten Wert auf ganzheitliche Strategien und nachhaltige Lösungen. Neben Einzelprodukten erhalten Kunden deshalb auf Wunsch auch bedarfsgerecht geplante und skalierte Gesamtlösungen von der Software bis zur Hardware, von der Programmierung bis zur Wartung, von der Finanzierung bis zum Update.

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