Auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen http://www.e-rechnung-bund.de/ finden Unternehmen und Behörden viele wichtige Informationen, um sich auf die E-Rechnung vorzubereiten. Dabei nennt sich das rechtlich verabschiedete und XML-basierte Standard-Format, das in Form einer E-Rechnung an die öffentliche Hand gehen soll, „XRechnung“. Lieferanten können hierfür folgende Übermittlungsmöglichkeiten nutzen: Upload, E-Mail, De-Mail oder Peppol.
Einige Unternehmen nutzen SAP, um Rechnungen zu erstellen. Der Standard kann für die entsprechende Rechnungsübermittlung an den Bund aufgerüstet werden. Jedoch ist die Lösung nicht für jedes Unternehmen passend. Das liegt vor allem daran, dass das hauseigene Produkt „SAP Document Compliance“ für viele zu umfangreich und komplex ist. Des Weiteren gibt es nicht nur die XRechnung als gängiges E-Rechnungsformat. Auch andere Formate sind auf dem Markt etabliert, wie bspw. „ZUGFeRD“. Dieses wird vor allem in der B2B-Privatwirtschaft eingesetzt. Im Gegensatz zur XRechnung (B2G) besteht es aus einem PDF und einer inkludierten maschinenlesbaren XML-Datei.
Wer sowohl den Bund als auch Unternehmen aus der Privatwirtschaft beliefert oder dies in Zukunft plant, hat die Möglichkeit mithilfe der Electronic Invoice Application (kurz: ELINA) zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Diese SAP-basierte Anwendung vereint die sogenannte XRechnung mit der gängigen Lösung aus dem B2B (ZUGFeRD 2.0). Dabei bildet die Grundlage für die XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung die Nachrichtenfindung sowie alternativ in S/4HANA das Output-Management. In diesem Rahmen findet die Aufbereitung der Rechnungsinformationen aus der Faktura, in die benötigte XML-Struktur bis hin zum E-Mail-Versand statt.
Doch unabhängig für welche Art der E-Rechnungs-Lösung man sich entscheidet: Es ist wichtig dies zeitnah zu tun. Die Alternative zur Einführung der XRechnung ist ab dem 27. November die manuelle Eingabe aller Forderungsdaten in ein Webformular. Dieses muss anschließend heruntergeladen werden, um es speichern zu können.
Das Positive an der E-Rechnung ist die medienbruchfreie Weiterverarbeitungsmöglichkeit. Ein normales PDF muss (meist) vom Rechnungsempfänger ausgedruckt oder von einer OCR gescannt werden, damit ein Weiterverarbeitungsprozess möglich ist. In beiden Fällen gibt es zahlreiche Fehlerquellen. Weiter wird der Verzicht von Papier und die Aufwendung von Arbeitszeit für die Beleg-Erstellung durch Expert*innen auf ein Fünftel der bisherigen Ausgaben geschätzt. Hier lässt sich also ordentlich Zeit und Geld sparen.
Weitere Informationen finden Unternehmen, die von der Umstellung betroffen sind, hier:
https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2020/10/07-Lieferanteninformation-kurz-v1.6.pdf
Und hier:
https://www.inwerken.de/avada_portfolio/electronic-invoice-application/?portfolioCats=485
Die Inwerken AG ist SAP Silver sowie Microsoft Silver Partner und steht für einen Rundum-Service aus Beratung und Software-Entwicklung im SAP- und ERP-Umfeld. Zum Kundenstamm gehören mittelständische Unternehmen und internationale Konzerne aus verschiedenen Branchen, die mit ihren Dienstleistern und Partnern gerne auf Augenhöhe arbeiten, schnell vorankommen und transparente Arbeitsabläufe schätzen. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung realisiert die Inwerken AG, von den Standorten Isernhagen bei Hannover, Stuttgart, Hamburg, Braunschweig und Rudolstadt aus, weltweite SAP-Projekte. Zudem wird sie durch Kompetenzen im Bereich IoT und Sensordatenmanagement der Tochter WSN Technologies AG ergänzt und erhält weitere Unterstützung im Bereich Management- und IT-Beratung durch die 2019 gegründete Tochtergesellschaft Synväx GmbH.
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