Sales Force Automation mit projectfacts

Dank bewährter und komplett neuer CRM-Features wird mit der projectfacts Unternehmenssoftware Sales Force Automation schon jetzt zur Realität.

Was ist Sales Force Automation?

Vertriebsmitarbeiter verbringen die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit, unternehmensinterne Koordinationsaufgaben abzuarbeiten. Folglich widmen sie nur noch 50 Prozent der Zeit ihrer Hauptaufgabe: sich um die Kunden zu kümmern.

Unternehmensinterne Administration besteht häufig aus Routineabläufen und kleinteiligen Standardaufgaben. Sie sind nicht schwierig und dauern für sich genommen auch nicht lange, aber in Summe kosten sie doch sehr viel Zeit.

Stellen Sie sich nun eine Software vor, die genau diese lästigen Aufgaben für Vertriebsmitarbeiter übernimmt. An dieser Stelle setzt die Sales Force Automation (auch Sales Automation oder SFA) an.

Sales Force Automation (SFA) meint die Automatisierung von Vertriebsprozessen, damit Mitarbeiter weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden und sich stattdessen auf die Kundenbetreuung konzentrieren können.

Richtig eingesetzt hilft Sales Force Automation Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter zu entlasten und ihre Aufgaben besser zu priorisieren. Key Accounter können sich auf das konzentrieren, was für ihr Unternehmen am gewinnbringendsten ist: Kunden betreuen.

Welche Vorteile bietet Sales Force Automation für Unternehmen?

Befragungen aus den USA zeigen: Effizienzgewinn ist der von Unternehmen am häufigsten genannte Grund für die Einführung von Sales Force Automation (vgl. Erffmeyer/Johnson 2001). Durch die Auslagerung von Support-Aufgaben an eine intelligente Software steigt der Anteil umsatzrelevanter Tätigkeiten an der Gesamtarbeitszeit.

Dieser Mehrwert von Sales Force Automation zeigt sich im CRM auf verschiedenen Ebenen:

• Verkäuferinnen und Verkäufer profitieren von kürzeren Verkaufszyklen, weil viele zeitraubende Routineaufgaben durch die Automatisierung wegfallen. Die eingesparte Zeit können sie wiederum effektiver in die Entwicklung ihrer Vertriebschancen investieren.
• Sales Manager freuen sich über eine allgemein höhere Effizienz im Vertrieb und den engmaschigen Kontakt mit Kunden. Durch die automatische Dokumentation von Vertriebsaktivitäten und ihren Ergebnissen lassen sich präzise Reports erstellen.
• Die Geschäftsleitung verzeichnet durch den höheren Automatisierungsgrad einen schnelleren Cash Flow, größeren Markterfolg und eine höhere Profitabilität.

Tatsächlich belegen wissenschaftliche Untersuchungen, dass mit Sales Force Automation eine messbare Steigerung bei verschiedenen KPIs im CRM erzielt werden kann (vgl. z. B. Moutot/Bascul 2008):

• Anzahl telefonischer Verkaufsgespräche,
• Anzahl erstellter Angebote und
• Quote erfolgreicher Angebote

Wie können Unternehmen mit projectfacts von Sales Force Automation profitieren?

Kontaktmanager

Mit dem Kontaktmanager behalten Unternehmen den Überblick über Ihre Key Accounts. Alle Informationen zu Kontakten werden automatisch gesammelt und auf einer virtuellen Visitenkarte dargestellt. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Visitenkarte bietet projectfacts weitere Möglichkeiten, Kontakte zu verwalten:

• Verbindungen zwischen Kontakten erkennen 
• Direkt Kontakt aufnehmen – per Mail, Telefon oder Brief
• Bevorzugte Kontaktarten und Briefanreden hinterlegen
• Verknüpfung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. 
• Neue Vertriebschancen oder Belege erstellen

Entwicklung von Vertriebschancen

Kunden durchlaufen vom Erstkontakt bis zum Kaufvertrag einen typischen Prozess. Dieser wird Sales Funnel oder Vertriebstrichter genannt. In projectfacts haben Unternehmen die Möglichkeit, je nach Angebotsart mehrere dieser Trichter individuell zu konfigurieren.

Für Mitarbeiter sind Vertriebschancen ein geeignetes Tool, um Verkaufsaktivitäten zu strukturieren. In einer Vertriebschance werden alle Aktivitäten gebündelt und dokumentiert. Alle Angebote, die im Laufe des Vertriebsprozesses erstellt werden, lassen sich einsehen und wiederverwenden. Pro Kontakt können auch mehrere parallele Vertriebschancen angelegt werden.

Management von Vertriebsaktivitäten

Mit Kampagnen können Unternehmen Vertriebsaktivitäten für eine definierte Gruppe von Kontakten durchführen. Aufgaben lassen sich an Mitarbeiter verteilen und der Fortschritt bei der Abarbeitung wird erfasst und angezeigt. Falls Mitarbeiter mal etwas aus dem Auge verlieren, erinnert projectfacts durch Wiedervorlagen automatisch daran. Auf diese Weise werden Aufgaben zeitnah und zuverlässig erledigt – ohne Bandwurm-Mails oder Ad-hoc-Meetings.

Analyse und Reporting

Über die Berichtsfunktion in projectfacts können sich Unternehmen eine Vielzahl individueller Reports selbst zusammenstellen und exportieren. Auch die graphische Darstellungsform lässt sich mit einem Klick anpassen. Über die Analyse der Vertriebschancen erhalten Unternehmen schnell einen Überblick über Ihre Auftragslage. Sie sehen vor kurzem beauftragte Projekte und solche, die sich gerade in der Pipeline befinden. Damit erkennen Unternehmen potenzielle Umsatzengpässe oder Auftragsspitzen im Voraus und können rechtzeitig reagieren.

Weitere SFA-Features:

• Zeiten und Kosten auf Vertriebschancen buchen
• Automatisches Erstellen von Belegen (Angebot, Auftrag, Rechnung etc.)
• Mailvorlagen, Textbausteine und automatische Mailantworten
• Telefonschnittstelle mit Schnellwahl und Anrufererkennung
• Dynamische Word-Vorlagen mit Anschreiben- und Adressblockgenerierung

 Weitere Informationen erhalten Sie direkt auf www.projectfacts.de