Business Events im Zeitalter grenzenloser Kommunikation

Das Ökosystem von Veranstaltungen wird sich in Zukunft massiv verändern. Neue Technologien, Klimaanpassungen, sich verändernde Mobilitätsformen sowie die Flexibilisierung der Arbeitswelt werden die Anforderungen an die Veranstaltungswelt nachhaltig beeinflussen und zu neuen Bedürfnissen der Teilnehmer*innen führen. Der Innovationsverbund „Future Meeting Space” hat über 60 Einflussfaktoren in zehn Handlungsfeldern genauer betrachtet: Mobilität, Lebensraum, Nachhaltigkeit, Arbeitswelt, Gesellschaft, Markt, politische Rahmenbedingungen, neue Technologien, Veranstaltungsformate und Wissen. „Harte“ Faktoren wie beispielsweise der Einsatz neuer Technologien sind dabei ebenso in die Analyse eingegangen wie Bewusstseinswandel und veränderte Einstellungen der Gesellschaft oder bestimmter Gruppen.

„Wir blicken einer in allen Lebensbereichen komplexen Zukunft entgegen – ökonomisch, ökologisch, sozial”, sagt Matthias Schultze, Managing Director des GCB. “Business Events dienen als Plattformen zur Lösung komplexer Sachverhalte. Im Sinne der Future Meeting Space-Ergebnisse werden Events in Zukunft noch relevanter, mal persönlich und auf kleinem Raum, mal digital, mal unter Einbeziehung von Expert*innen auf der ganzen Welt – aber stets authentisch und nachhaltig. Mit seinen Ergebnissen trägt der Innovationsverbund maßgeblich dazu bei, den Tagungs- und Kongressstandort Deutschland auch in Zukunft weltweit an der Spitze zu positionieren.”

Drei Zukunftsszenarien im veränderten Ökosystem von Business Events
Die Essenz des gesamten Forschungsprozesses, der auf der Identifikation von Schlüsselfaktoren und daraus abgeleiteten Rohszenarien basiert, sind drei Szenarien: „Tried and trusted – renaissance of the real“ beschreibt die Rückkehr zu Vertrautem und Altbewährtem. Für das Instrument Business Events heißt das: Die persönliche Begegnung ist und bleibt das A und O. „Diverse and flexible – the global community“ ist eine Art Gegenentwurf dazu: Meetings, Tagungen und Kongresse werden hier zu Experimentierfeldern, in dem unter aktiver Mitgestaltung der Teilnehmer*innen Neues ausprobiert wird. Digitale Tools machen es möglich, Menschen aus aller Welt zu einem Event zusammenzubringen und umfangreiche Teilhabe zu realisieren. „Green and aware – the net zero society” setzt Nachhaltigkeit als Leitmotiv allen Handelns voraus. Veranstaltungsteilnehmer*innen erwarten inzwischen, dass ganzheitliche Nachhaltigkeitskonzepte transparent umgesetzt werden.

Neue Möglichkeitsräume für alle Akteure
Alle drei Szenarien sind Idealtypen, in sich jeweils konsistent und insofern nicht als konkurrierende Alternativen zueinander zu begreifen. Vielmehr ist zu erwarten, dass in unterschiedlichen Bereichen und auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten Kombinationen einzelner Faktoren die Realität prägen werden. „Wir sind in einer dynamischen Zeit in die aktuelle Forschungsphase gestartet. Die Pandemie war bereits in vollem Gang und Veranstaltungen fanden hauptsächlich virtuell oder hybrid statt“, sagt Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor und Leiter des Forschungsbereiches Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer IAO. „Schnell war klar, dass es grundlegende und nachhaltige Veränderungen im Ökosystem von Veranstaltungen geben wird. Mit den nun vorliegenden Ergebnissen wollen wir allen Akteuren, die sich mit Business Events der Zukunft befassen, Orientierung und Inspiration in den aktuell entstehenden Möglichkeitsräumen geben.”

Die vollständige Studie „Ökosysteme im Wandel – Zukunftsszenarien für Business Events im Zeitalter grenzenloser Kommunikation“ kann in Kürze unter www.future-meeting-space.de kostenfrei heruntergeladen werden.

Über Future Meeting Space
Das Innovationsprojekt Future Meeting Space wurde 2015 vom GCB German Convention Bureau e.V. und dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ins Leben gerufen. Zentrales Ziel ist es, eine Vision dafür zu entwickeln, wie sich Menschen in Zukunft treffen werden. Dazu gehört auch die Erarbeitung praktischer Tools für Meeting-Planer*innen und -Anbieter*innen, die ihnen dabei helfen, der Entwicklung stets einen Schritt voraus zu sein. Zu den bisherigen Ergebnissen gehören zwei „Innovationskataloge“, die neue und zukünftige Technologien zusammenfassen, sechs „Future Meeting Szenarien“ sowie die Beschreibung eines möglichen „Future Meeting Room“. Im weiteren Verlauf entstanden Studien zu den Anforderungen an Veranstaltungen, die begeistern, Teilnehmertypen und Erfolgsfaktoren, sowie zur künftigen Rolle von Veranstaltungen im Kommunikationsmix von Organisationen. Forschungspartner der vierten Forschungsphase, die sich dem veränderten Ökosystem von Veranstaltungen widmete, sind AllSeated (Virtual Venue-Partner), Bayern Tourismus Marketing, Deutsche Bahn, Deutsche Hospitality, Encore EMEA – KFP Five Star Conference Service GmbH, EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V., Jena Kultur, Cologne Convention Bureau, NürnbergConvention, Radisson Hotel Group, 7 Cities, Stadt Münster/ Münster Marketing und Weframe AG. Darüber hinaus unterstützt die International Congress and Convention Association (ICCA) Future Meeting Space als Strategic Industry Partner.