Landesweite kommunale Einkaufsgenossenschaft des STGB NRW wird ausgezeichnet

Beworben hatte sich die KoPart eG zusammen mit ihrem technischen Dienstleister TEK Service AG mit dem gemeinsamen Projekt des Katalogeinkaufs unter den Schlagworten „robust und krisenbewährt“.

Das System des Katalogeinkaufs funktioniert so:

Die KoPart eG als Genossenschaft für die Kommunen in NRW schreibt EU-weit Rahmenverträge über Verwaltungsbedarfe aus – angefangen bei Bürobedarf, Drucker- und Hygienepapier bis hin zu Büro- und Schulmöbeln sowie Feuerwehrbedarf. Die Produkte mit den Preisen des obsiegenden Bieters werden im Online-Portal der TEK Service AG hinterlegt. Dort können die Beschäftigten der teilnehmenden Kommunen sofort online und barrierefrei bestellen, ohne sich selbst um eine vergaberechtskonforme Beschaffung kümmern zu müssen. Das hat die KoPart bereits für sie erledigt.

Krisenbewährt ist das System, weil die KoPart bereits bei der ersten Flüchtlingswelle 2015 kurzfristig Betten, Spinde, Matratzen, Weißware, Geschirr u.ä. ausgeschrieben hat, um den Mitgliedskommunen auch hier eine einfache Möglichkeit der Beschaffung – vergaberechtskonform und digital – zu ermöglichen. Auf diese immer noch bestehenden Kataloge, die zwischenzeitlich natürlich erneut ausgeschrieben wurden, konnten die Städte und Gemeinden auch nach der Hochwasserkatastrophe 2021 zugreifen und dort viele benötigte Gegenstände wie Pumpen, Arbeitsschutzmaterialien und Hygieneartikel finden. Natürlich hat die KoPart auch bei Beginn der Pandemie kurzfristig reagieren können: Masken & Co gab es sowieso schon im Hygiene-Katalog und für den digitalen Bedarf der Schulen konnten zeitnah Ausschreibungen für Tablets, Laptops und digitale Tafeln veröffentlicht werden.

Robust bedeutet, dass die Genossenschaft kurzfristig für ihre Mitglieder tätig werden und ihnen ein von durch KoPart eG entwickeltes Produkt vorstellen kann. Durch das medienbruchfreie System sind Ausschreibung, Einkauf und Bestellung miteinander verzahnt und so die benötigten Mengen schnell erfasst. Denn Abstimmungsprozesse hinsichtlich Standards, Mengen und Qualitäten für gebündelte Beschaffungsvorgänge wären ansonsten zu umfangreich und langwierig. Die Kommunen sparen dadurch Zeit und Geld, behalten ihre alltäglichen Bestellungen im Blick und können ihr Bestellverhalten leicht auswerten und steuern.

Der Schwerpunkt der KoPart eG liegt in der Durchführung der Vergabeverfahren für die einzelnen Kataloge und in der Kundenbetreuung – dank der Kenntnis der kommunalen Landschaft. Die TEK Service AG übernimmt die technische Umsetzung und den technischen Service: sie stellt die Online-Plattform zur Verfügung, damit Besteller aus den Verwaltungen und Lieferanten zusammenkommen, so dass die komplette Beschaffung digital abgewickelt werden kann.