Software Stella G2 verbindet CAD-Programm mit Warenwirtschaftssystem

Um trotzdem Informationen aus mehreren Branchenlösungen zusammenfassen zu können, behelfen sich viele Firmen mit der generischen Excel-Lösung. Die benötigten Daten aus diesen Lösungen werden in die Excel-Sheets übertragen – und zwar in der Regel händisch. Eine solche Datenübernahme hat natürlich Nachteile: Sie ist fehleranfällig und kostet am Ende enorme zusätzliche Arbeitszeit.

Jetzt gibt es eine IT-Lösung, mit der sich Kennziffern zusammenfassen lassen wie mit Excel, die aber zugleich dessen Nachteile überwunden hat. G2 ist eine generische, branchenunabhängig einsetzbare Software, die ähnlich wie Excel funktioniert. Anders als dort liegen die Firmendaten aber vollständig und revisionssicher auf einem zentralen Datenbankserver. G2 verfügt über einen Datenkonverter, der einen schnellen und reibungslosen Datenfluss zwischen den verschiedenen Abteilungs-Softwareprogrammen ermöglicht. Mit dessen Hilfe lassen sich Daten aus allen gängigen Office-Datenquellen (Excel, Access, Text, Zwischenablage), ODBC und Webservices importieren, in „G2“ umwandeln, weiterverarbeiten, analysieren und auch wieder in alle anderen Datenformate exportieren. Damit entfällt die manuelle Datenübernahme aus den Branchenlösungen ins Excel. Beliebige Kennziffern aus verschiedensten Insellösungen werden automatisch zusammengeführt. Das spart nicht nur Arbeitszeit und Nerven. Im Gegensatz zu Excel ist G2 auch kaum fehleranfällig. Zudem sind Dateizugriffe mehrerer Mitarbeiter  gleichzeitig möglich.

Schauen wir uns einmal an, wie diese Lösung in einem beliebigen mittelständischen Unternehmen in der Regel funktioniert. Nehmen wir an, die Firma konstruiert, baut und vertreibt Anlagen. Die Mitarbeiter nutzen drei verschiedene Software-Programme – zwei Branchenlösungen und das Excel-Programm. Bei den Insellösungen handelt es sich zum einen um eine 3D-Konstruktions-Software, mit der die Anlagen konstruiert werden, und zum anderen um ein Warenwirtschaftssystem, in dem die verschiedenen Artikel (z.B. mit Artikelnummer, Listenpreis und Lieferant) verwaltet werden. Excel dient als Bindeglied zwischen beiden IT-Systemen und ist zugleich das führende System, von dem aus die Daten weiterverarbeitet werden.

Der Arbeitsprozess steht und fällt natürlich mit dem Konstrukteur. Er entwirft die neue Anlage mit Hilfe seines 3D-Konstruktionsprogramms und erstellt auch die Stückliste mit den verschiedenen Kaufteilen, die dafür benötigt werden. Weil sich diese Stückliste aber nicht mit den Bestellnummern der Kaufteile aus dem Warenwirtschaftssystem zusammenführen lässt, muss sie zunächst manuell in ein Excel-Sheet übertragen werden. Danach reichern verschiedene Mitarbeiter das Sheet peu à peu mit den notwendigen Informationen an. Beispielsweise trägt der Einkäufer die Bestellnummern der vom Konstrukteur vorgegebenen Kaufteile ein und setzt ein Häkchen, wenn das Teil angekommen ist usw. All das funktioniert nur mit einer straffen externen Organisation.

Ein großer Nachteil ist, dass auf diese Weise die Arbeitszeit hochqualifizierter Mitarbeiter vergeudet wird. Denn nur diese bemerken sofort, wenn eine Kennzahl nicht der vorgegebenen Struktur entspricht. Wenn ein Mitarbeiter aus Unkenntnis eine falsche Zahl eingibt oder sich in der Zeile vertut, wird es gefährlich. Denn dann kann das gesamte Formular unbrauchbar werden. Hinzu kommt: Ändert der Konstrukteur etwas am Entwurf der Anlage und braucht andere Kaufteile, muss die vorhandene Excel-Tabelle mit der Stückliste wieder überschrieben werden. Auch das ist in hohem Maße fehleranfällig. Zudem ist eine gleichzeitige abteilungsübergreifende Arbeit nicht möglich mit Excel.

Stella Systemhaus verfügt mit der Software G2 über eine Technologie, die das Problem innerhalb kürzester Zeit lösen kann. Wofür Programmierer Monate brauchen, benötigt das Unternehmen wenige Wochen. G2 automatisiert die Zusammenführung der verschiedenen Daten. Der mühselige manuelle Vorgang des Kopierens und Einfügens entfällt.

In der Praxis sieht das folgendermaßen aus: Der Konstrukteur meldet sich mit seinem Account an. Er besitzt die Berechtigung, die Stückliste mit den Kaufteilen für die neue Anlage anzulegen. Die fertige Stückliste wird aus dem 3D-Konstruktionsprogramm nach G2 exportiert. Außerdem bekommt G2 lesenden Zugriff auf das Warenwirtschaftssystem, in dem die Kaufteile mit Kennung und Projektnummer erfasst sind. Bereits vorhandene Artikelnummern übernimmt G2 automatisch, fügt sie also in getypte Eingabefelder ein. Das erspart langwieriges Suchen und das manuelle Eintragen.

Weil die Daten zentral abgelegt werden, stehen sie allen Abteilungen zur Verfügung, die mit der Konstruktion, dem Bau und dem Vertrieb der Anlagen zu tun haben, und können weiterverarbeitet werden. Beispielsweise ist es möglich, dass Konstrukteur und Einkäufer gleichzeitig auf die Daten zugreifen. Und auch der Produktionsleiter ist stets informiert und kann eingreifen, wenn es hakt. Er sieht auf seinem Dashboard z.B. die Liste der überfälligen Bestellungen – und zwar in Echtzeit. Denn G2 liefert schnell und unkompliziert genau die Informationen, die er gerade benötigt.
Das Schöne daran ist: G2 ist vom Anwender selbst anpassbar. Der Produktionsleiter kann also festlegen, welche Kennziffern er angezeigt haben möchte – immer wieder neu und ohne einen IT-Spezialisten zu bemühen. Denn das dauert und kostet, und die Anforderungen ändern sich rasch.

Summa summarum verbessert der Einsatz von G2 die Datenqualität, hilft hochqualifizierte Arbeitszeit zu sparen und liefert der Leitungsebene genau die Informationen, die sie braucht.