Power of 5 – So lohnt sich Business Intelligence (BI)

Vor der Entscheidung für ein BI-Vorhaben steht die wirtschaftliche Betrachtung. Neben der Kostenseite sollte sich der Nutzen am Unternehmenserfolg messen lassen. Denn blickt man nur auf Teilbereiche lassen sich mögliche Optionen kaum vergleichen.

Die Nettomarge bzw. Profitabilität sollte der Maßstab sein. Sie liegt im Mittelstand meist zwischen 2% und 18%. Als Kriterium für die zielsichere Beurteilung und Vergleichbarkeit Ihrer Use-Cases schlagen wir eine 5%-Steigerung der Nettomarge vor. 5% erscheint nicht viel, entspricht aber einem realistischen Wachstum und mehrmals angewandt ist der Effekt enorm – Power of 5! Die absoluten Zahlen zeigen es und geben gleichzeitig Auskunft über das sinnvolle Investitionsvolumen. So ergeben z.B. 20 Mio. Umsatz und 18 Mio. Kosten eine 10% Nettomarge. Eine Steigerung um 5% auf 10,5% ergibt eine Erhöhung der Profitabilität um 100.000€. Dieser Wert dient als Entscheidungsgrundlage.

Finanzielle Rahmen

Das BI-System kann in Eigenentwicklung, Fremdentwicklung oder als BI-Service realisiert bzw. angepasst werden. Eigenentwicklungen dürfen und Fremdentwicklungen müssen als Investition (CapEx) im Anlagevermögen aktiviert werden und haben so keinen Einfluss auf die Nettomarge.

Dabei ergibt sich die maximale Investition aus dem erwarteten Return of Investment (RoI) bei mindestens 20% mit 500.000€. Je nach betrachtetem Zeitraum liegt sie reell sehr deutlich darunter. Ein BI-Service erzeugt hingegen Betriebskosten (OpEx), die sich auf die Nettomarge auswirken. Die Kosten müssen dann kleiner als die angepeilte Steigerung sein.

Realisierung des Use Cases

Nachdem ein lohnender BI-Use-Case identifiziert und der finanzielle Rahmen festgestellt ist, wird im dritten Schritt die Realisierung entschieden. Dafür stehen drei Optionen zur Verfügung: Eigenentwicklung, Projektvergabe oder Nutzung eines BI-Service, jeweils als komplett neues oder Erweiterung eines bestehenden Systems. Ein weiteres Kriterium liegt in der Wahl zwischen Investition (CapEx) oder operativen Kosten (OpEx).

Einen beispielhaften Vergleich haben wir mit den fünf Kostenarten: Entwicklung/Betrieb, Lizenz- und Infrastruktur, Weiterbildung, Management Attention und Risikovorhalt für alle drei Wege berechnet.

Am aufwendigsten zeigt sich die Eigenentwicklung, weil sie einen hohen Anteil an Fixkosten aufweist. Danach beläuft sich der Aufwand für ein neues BI-System auf 125.000€ und bei einer Erweiterung auf 25.000€.

Bei externer Projektvergabe ist mit ca. 100.000€ bei Neuentwicklung und 32.000€ für die Erweiterung eines bestehendes BI-System zu rechnen. Beide Realisierungswege sind Investitionen (CapEx) ins Anlagevermögen.

Ein BI-Service mit 30.000€ pro Jahr als operative Kosten (OpEx) stellt hingegen die kostengünstigste Option dar. Verantwortung und Aufwand zur Erstellung übernimmt der Anbieter als Gegenleistung für eine längere Bindung.

Langfristige Betrachtung über 3 Jahre

Zum Abschluss hilft eine langfristige Betrachtung über einen Zeitraum von 3 Jahren. Diese zeigt Gesamtkosten (TCO) von 300.000€ für Eigenentwicklung, 150.000€ für Projektvergabe und 90.000€ für den BI-Service. Es wird sichergestellt, dass die Investition nicht die im zweiten Schritt festgelegte maximale Summe übersteigt.

Die detaillierte Beispielrechnung und Erörterung der Rahmenbedingungen finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper „Business Intelligence als Service im Mittelstand“. Erfahren Sie, worauf es wirklich ankommt!